Zamanın ancak yüzde 60'ına hükmedebiliyoruz

Fazilet Özer

Milli Prodüktivite Merkezi (MPM) tarafından hazırlanan ''Zamanı Verimli Kullanmak Uygarlığın Ölçüsüdür'' başlıklı broşürde, verimli ve etken olabilmek için zamanı da verimli ve etken şekilde yönetebilmenin önemi vurgulanıyor.
''Yönetemediğimiz zaman bizim değildir'' ifadesine yer verilen broşürde, ''zamanın durdurulamaz, geri döndürülemez, sınırlı ve tekrar kullanılamayacak'' bir kaynak olduğuna işaret ediliyor.
Zaman yönetiminin çok çalışmayı değil, etkili ve amaçlara yönelik bir biçimde çalışmayı öngördüğü'' kaydedilen broşürde, kişinin zamanını amaçsız olmaktan ve başkaları tarafından kontrol edilmekten çıkarıp, amaçlı bir biçimde kendi kontrolü altına almasının yolları anlatılıyor.
''80:20 İLKESİ''
Başarılı bir zaman yönetiminin gerçekleşmesini iş ortamının değil, kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin belirlediği vurgulanan broşürde, zaman yönetimi konusunda şu önerilerde bulunuluyor:
''Zamanımızın ancak yüzde 60'ına hükmedebiliyoruz. Her an önümüze çıkabilecek beklenmedik görevler, önemsiz olsalar bile aciliyet kazanmış işler ve sosyal etkinlikler için belli bir zamanı ayırmamız gerekmektedir. Zamanımızın yüzde 40'lık bir kısmını bu türden, kontrolümüz dışındaki işlere ayırmak zorundayız. Zaman yönetimi yüzde 60'lık bölümü daha etkili kullanma yönündeki çabaları ifade eder. Bu oranı yüzde 100'e çıkarmak mümkün değildir.
80:20 ilkesi unutulmamalıdır. Bu ilke, zamanımızın yüzde 20'si ile işlerimizin yüzde 80'ini, zamanımızın kalan yüzde 80'i ile işlerimizin yüzde 20'sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade eder.
Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, yarım saatte bir yapılmış olan tüm işleri kaydedin. Bu zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ip uçları verecektir.
Kontrolünüz altındaki yüzde 60'lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak ama mutlaka yazılı olarak yapın.
Her şeyi kendi yapan ayrıntılar içinde boğulur. Bu nedenle yetki devredin. Böylece önemli işlere zaman ayırıp, birlikte çalıştıklarınızın bilgisini daha iyi kullanabileceksiniz. Yetki devrinin ötesinde diğer tekniklere hakim olmaya çalışın.
Zaman yönetimi uygulamasına geçtikten sonra planlanan ile gerçekleşenler gözden geçirilmeli, aksayan yönler için önlem alınmalıdır.
Fazladan zaman kazanmaya çalışın. Erken kalkın, günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.''
''KENDİNİZE RANDEVU VERİN, İPTAL ETMEYİN''
Kişinin kendine de zaman ayırması gerektiği belirtilen broşürde, ''Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye başlayın, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün, sağlığınızı koruyun, spor yapın, kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın ve randevunuzu iptal etmeyin'' gibi tavsiyeler de yer alıyor.
Broşürde, zamanı verimli kullanmak için yapılması gerekenlerden bazıları ise şöyle sıralanıyor:
''Kararlı olun, seri hareket edin. Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın. Yöneticiyseniz ayrıntılarla uğraşmayın. Boş zamanınızı iyi değerlendirin.
Not alma alışkanlığı edinin. Düzenli olun, aradığınızı bulabilecek bir sistem geliştirin. Gereksiz evrak ve dokümanı atın. Zamanınızı yıllık, aylık, haftalık ve günlük periyotlarla planlayın. Yazılı kayıt tutun. Mutlaka ajanda kullanın. Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.
Randevularınıza zamanında gidin. Bilgilerinizi güncelleyin. İşi eve, evi işe taşımayın. İlkeleri olan bir kişilik yapısı sergileyin.
Birisinden bir şey isteğinizde zamanı mutlaka belirtin.
Tutum ve düşünce tarzınızla endişe ve kuruntularınızdan kurtulmaya çalışın.''