İfadelerin bizzat soruşturmayı yürüten kişilerce alınması daha uygun olmakla birlikte bazı zorunlu hallerde, soruşturma mahalli dışında bulunan tanık, sanık hatta bilirkişilerin ifadelerinin yasalara uygun olarak o yerdeki bir yetkiliye aldırılması mümkündür. Bu işleme ?istinabe?, görevlendirilen kişiye de ?naip? adı verilir.
İfade alınmak üzere yetki verilen kişiye, ifadesi alınacak kişiden istenecek bilgi ve sorulacak sorularla ilgili olarak yazılan açıklama yazısına da ?istinabe talima¬tı? denilmektedir.
İfadesi alınmak istenilen tanık veya sanığın bulunduğu yerde, ifadesi alınacak kişilerin ve naib olarak belirlenecek görevlilerin konumları da göz önünde bulundurularak, varsa bakanlık müfettişine, valilere, millî eğitim müdürlerine, ilçelerde kaymakamlara, ilçe millî eğitim müdürlerine vb. ifade al¬ma yetkisi verilebilir. Bu talimatta, yapılacak işlemler açık ve anlaşılır bir şekilde yazılmalı, şayet tanığa yemin ettirilmesi gerekiyorsa bu husus da belirtilmelidir.
Bakanlık müfettişlerince yürütülen idarî ve adlî işlemler sırasında tanık ve sanık durumundaki personelin zaman zaman rapor, izin vb. sebeplerle görevde bulunmadıkları ve soruşturmanın normal süresi içinde ifadelerine başvurulamadığı, raporun tamamlanmasının ileri bir tarihe bırakıldığı, sürekli olarak genel denetimlerde görev alan müfettişlerin yarım kalan çalışmalarını tamamlamak üzere, olay mahalline gitme fırsatı bulamadıkları; bu sebeple de raporlarının hazırlanmasının sık sık gecikti¬ği müşahede edilmektedir. Bunun sonucu olarak da zamanaşımı konusu gündeme gel¬mektedir. Soruşturmaların zamanında tamamlanmasını sağlamak açısından, normal süre sonunda tanık ve sanık ifadelerinin alınmaması halinde CMK? nın tanıklarla ilgili 180 ve sanıklarla ilgili 196. maddeleri delaletiyle, çeşitli nedenlerle görev mahallinde bulunmayan tanık veya sanık durumundaki personelin ifadelerinin istinabe yoluyla alınabilmesi mümkündür. Soruşturma sırasında sanık ifadesinin alınmasında CMK? nın 145-156. maddeleri dikkate alınmalıdır.
4483 sayılı Kanunun 6. maddesinde; ?Ön inceleme ile görevlendirilenler … hakkında inceleme yapılan memur veya diğer kamu görevlisinin ifadesini de almak suretiyle ?? denilerek, ön inceleme işlemlerinde itham edilen kişi veya kişilerin ifadelerinin alınma zorunluluğu getirilmektedir. Bu nedenle, aynı yasanın 7. maddesi ile işlem tesisi bağlamında öngörülen azami 45 günlük süre de dikkate alınarak, gecikmeye meydan verilmemesi bakımından zaman zaman istinabe yoluna gidilmesi kaçınılmaz görülmektedir.
Naibin, istinabe talimatında öngörülen hususlara aynen uyması, yöneltilmesi istenilen sorularda ekleme çıkarma yapmaması, ifadeyi bizzat alarak ifadesini aldığı kişi ile birlikte imzalaması, ayrıca ifadenin altına; ?Bu ifade, ?.. ?…?ın istinabe talimatına uygun olarak alınmıştır.? ibaresini eklemesi gerekmektedir.