Sıra Malzemenin Adı Saklanacağı Arşiv ve Süresi (Yıl)
1 Diploma Defteri Okul, il veya ilçe MEM-Süresiz
2 Öğrenci Künye Defteri Okulda-süresiz
3 Tasdikname Defteri Okulda-süresiz
4 Sınıf geçme defteri Okulda-süresiz
5 Sınıf geçme defteri Okul, İl ve İlçe MEM-süresiz
6 Karne Kayıt defteri Okulda-süresiz
7 Okul Dışı Künye defteri Okulda-süresiz
8 Ders Denetleme defteri Okulda-süresiz
9 Günlük nöbet defteri İlgili birimde-3 yıl
10 Öğretmen,memur,hizmetli devam-devamsızlık defteri Okulda-süresiz
11 Personel devam-devamsızlık cetveli İlgili birimde-1 yıl
12 Öğretmen not defteri Okulda-1 yıl
13 Sınıf Ders defteri Okulda-1 yıl
14 Öğrenci yoklama defteri Okulda-2 yıl
15 Öğrenci Hasta Sevk defteri Okulda-1 yıl
16 Hasta Kayıt Revir defteri Okulda-1 yıl
17 Revir İlâç Sarf defteri Okulda-5 yıl
18 Disiplin Kurulu karar defteri İlgili birimde-10 yıl
19 Öğrenci Eşya dağıtım defteri İlgili birimde-5 yıl
20 Öğrenci Taksit defteri İlgili birimde-3 yıl
21 Günlük tabela defteri İlgili birimde-1 yıl
22 Kurs Belgesi defteri İlgili birimde-süresiz
23 Demirbaş eşya defterleri(Bakanlık onay ile değiştirildikten sonra) İlgili birimde-5 yıl
24 Demirbaş eşya özet defteri İlgili birimde-süresiz
25 Teftiş defteri İlgili birimde-süresiz
26 Gelen-Giden evrak defteri İlgili birimde-5 yıl
27 Ortak Kayıt Defteri (Kooperatif) İlgili birimde-süresiz
28 Yönetim Kurulu karar defteri İlgili birimde-5 yıl
29 Envanter ve Blanço defteri İlgili birimde-5 yıl
30 Ortak Alışveriş defteri İlgili birimde-3 yıl
31 Temizlik malzeme sarf defteri Okulda-5 yıl
32 Takım dağıtım defteri İlgili birimde- 1 yıl
33 Ruhsatname ve muadelet Vesikaları
kütük defteri İlgili birimde-süresiz
34 Yoğaltım defteri Okulda-5 yıl
35 Ayniyat ve Yevmiye defteri Okulda-5 yıl
36 Kasa defteri Okulda-5 yıl
37 Ambar Esas defteri İlgili birimde-5 yıl
38 Alacaklılar-borçlular defteri İlgili birimde-5 yıl
39 Depo Defteri İlgili birimde-süresiz
40 Üye kayıt defteri İlgili birimde-süresiz
41 Danışma Kurulu Kararı defteri İlgili birimde-10 yıl
42 Kol faaliyetleri defteri İlgili birimde-5 yıl
43 Maaş-Ücret defteri İlgili birimde-süresiz
44 Ek ders ücretleri defteri İlgili birimde-5 yıl
45 Ödenek, Avans-Kredi defteri İlgili birimde-5 yıl
46 Öğrenci Dosyası (Gündüzlü,yatılı burslu) Okulda-süresiz
47 Yurt dışında öğrenim gören dövizli, dövizsiz Özel-resmî öğrenci dosyası İlgili birimde-süresiz
48 Kanaat Not çizelgesi dosyası Okulda-3 yıl (denetim görmesi şartıyla)
49 Öğretmenler Kurulu Tutanakları Okulda-5 yıl
50 Disiplin Kurulu Belgeleri dosyası Okulda-6 yıl
51 Öğretmenlerin haftalık ders dağıtım çizelgesi Okulda-3 yıl ilgili Dairede 1 yıl
52 Personel Özlük dosyası Son görev yaptığı yerde 66 yaşına kadar
53 Gizli yazılar dosyası (yönetmeliğin 7 nci mad.göre gizliliği kaldırılmayanlar) Seferberlik dosyası İlgili birimde-süresiz
54 Gider tahakkukuyla ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl (Sayıştayda ilamı kesinleşmesi şartıyla)
55 İncelem-Soruşturma dosyası Soruşturmayı yapan birimde-süresiz
56 Yüksek Disiplin kurulu kararları İlgili birimde-süresiz
57 Sicil dosyaları İlgili birimde 101 yıl saklandıktan sonra devlet arşivleri Gen.Md.ne gönderilecek
58 Emeklilik dosyası İlgili birimde-süresisiz
59 Mecburi hizmet takibat dosyası (takibat bittikten sonra) İlgili birimde-5 yıl
60 Stajyerlik dosyası Okulda-5 yıl
61 Kapanan Özel Öğretim Kurumları dosyaları İlgili birimde-5 yıl
62 İdarî dava dava dosyaları İlgili birimde-10 yıl
63 Konut tahsisi dosyası İlgili birimde-süresisiz
64 Konut kirası dosyası İlgili birimde-5 yıl
65 Yurt dışı teşkilâtının avans kredi ve mahsup dosyaları İlgili birimde-5 yıl (Sayıştayda ilamı kesinleşmesi şartıyla)
66 Güneydoğu Anadolu Projesi ile ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl
67 Millî Güvenlik Siyaseti ile ilgili yazışmalar dosyası İlgili birimde-5 yıl, Bakanlık arşivinde süresiz
68 Eğitim-Öğretim Yüksek Kurulu,Talim ve Terbiye Kurulu,Danışma Kurulları ve Sürekli kurulların kararları Milletler arası antlaşmalar, projeler, kararlar İlgili birimde-5 yıl, Bakanlık arşivinde 10 yıl saklandıktan sonra DAGM devredilecek
69 Resmî burslu yüksek öğrenim öğrencilerinin ödeneklerinin tespit edilmesine ait Bakanlar Kurulu Kararları İlgili birimde-süresiz
70 Şûra toplantılarıyla ilgili karar, plân ve dökümanlar İlgili birimde-5 yıl, Bakanlık arşivinde süresiz
71 Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile bunlara ait programlar ve şartnameler İlgili birimde-süresiz
1) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM)
72 Talim ve Terbiye Kurulu Mütalâaları İlgili birimde-süresiz
73 Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar, kararlar İlgili birimde-süresiz
74 Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve değerlendirme raporları İlgili birimde-süresiz
75 Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler İlgili birimde-10 yıl
76 Kurum, kuruluş ve şahıslarla yapılan sözleşmeler, protokollar İlgili birimde-süresiz
77 Kalkınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla ilgili plân, program ve raporları İlgili birimde-5 yıl
78 Okul, kurum ve öğretmen denetleme raporları İlgili birimde-3 yıl
79 Faaliyet programları, birifing dosyaları, faaliyet raporları ve çalışma takvimi İlgili birimde-1 yıl
80 Yıllık İcra plân ve programlarıyla ilgili dokümanlar İlgili birimde-5 yıl
81 Genel kurul, yönetim kurulu kararları ve blançolar İlgili birimde-10 yıl
82 Özel eğitim uygulananlara ait her türlü test, rapor ve benzeri belgeler İlgili birimde-süresiz
83 Merkezî sistemle yapılan sınav sonuçları İlgili birimde-1 yıl
84 Eğitimci lider tezleri İlgili birimde-süresiz
85 Yazılı yoklama kâğıtları Okulda-1 yıl
86 İmtihan kâğıtları ve tutanakları Okulda-2 yıl
87 Öğrenci yoklama fişleri Okulda-2 yıl
88 Stajyerlik onayları İlgili birimde-15 yıl
89 Okul ve kurum açma, kapama onayları İlgili birimde-süresiz
90 Yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirme onayları İlgili birimde-5 yıl
91 Yıllık, mazeret ve sağlık izini onayları İlgili birimde-3 yıl
92 Terfi teklifi cetvelleri İlgili birimde-1 yıl
93 İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakit kararnameleri listesi İlgili birimde-3 yıl il MEM, süresiz
94 Kadro ihdas ve tenkisleri İlgili birimde-5 yıl
95 Kadro kaydı İlgili birimde-süresiz
96 Kadro değişikliği cetvelleri İlgili birimde-süresiz
97 Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme listeleri İlgili birimde-10 yıl
98 Vizeli kadro cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
99 Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetveller İlgili birimde-süresiz
100 Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı İlgili birimde-süresiz
101 Vizeli cetvelleri İlgili birimde 5 yıl
102 Sigorta primi belgeleri İlgili birimde-süresiz
103 Öğrencilerle ilgili sözleşmeler Okulda-5 yıl
104 İl MEM. öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara hazırlama kursları fonu hesabı formu İl MEM. 5 yıl
105 İlçe MEM öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara kurs merkezi toplama bütçesi formu İlgili birimde-5 yıl
106 İstatistikler ve ilgili dokümanlar Bilgiyi veren birimlerde- 1 yıl, değerlendirecek birimde süresiz
107 Tarihçeler İlgili birimde-süresiz
108 TBMM'de verilen soru önergelerine gönderilen cevaplar İlgili birimde-1 yıl
109 Film (Negatif) İlgili birimde-10 yıl
110 Film (Pozitif-Kopya) İlgili birimde-süresiz
111 Eğitim ve öğretimle ilgili şûra, seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf, albüm, slayt, ses ve görüntü bantları İlgili birimde-süresiz
112 Kullanılmayan (Deşifre olmayan)imtihan sonuçları İlgili birimde-süresiz
113 Merkezî sistemle yapılan imtihanlara ait soru kitapçıklarının birer örneği İlgili birimde-süresiz
114 Unesco, yerli ve yabancı kuruluşlarca yurt içinde veya yurt dışında sağlanan imkânlarla staj, kurs, master, doktora öğrenimi görenlere ait evrak İlgili birimde-5 yıl
115 İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap ve diğer eğitim araçları İlgili birimde-süresiz
116 Hibe yolu ile temin edilen makine,teçhizat, taşıt ve benzeri malzemelere ait belgeler İlgili birimde-süresiz
117 Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir-teslim, sayım kayıttın düşme tutanakları ve benzeri belgeler İlgili birimde-5 yıl
118 Demirbaş eşya tahsis emirleri İlgili birimde-5 yıl
119 Satın alma işlemleriyle ilgili karar İlgili birimde-5 yıl(Sayıştay İlamı kesinleşmesi şartıyla)
120 İhale evrakı ve benzeri İlgili birimde 5 yıl
121 Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlar Okulda-3 yıl
122 Resmî PTT pulu istek fişleri, makbuzları ve sarf cetvelleri İlgili birimde 5 yıl
123 Öğrencinin tahakkut eden yevmiyeleri cetveli (Döner sermayeli kurumlarda) İlgili birimde 5 yıl
124 Döner Sermaye muhasesi ve işlemleriyle ilgili belgeler İlgili birimde 5 yıl
125 Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas görüşler İlgili birimde-süresiz
126 Bina, arsa ve arazi tahsisi onayları, tapu, tapu tahsis belgeleri ve imar plânları İlgili birimde-süresiz
127 Gayrimenkul kamulaştırma, satınalma belgeleri İl MEM. ve İlgili birimlerde-süresiz
128 İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek tahsis, tenkis ve aktarma yazıları İlgili birimde-1 yıl
129 Ödeme emirleri ve icmalı İlgili birimde-1 yıl
130 Bütçe ve yatırım teklifleri İlgili birimde-1 yıl
131 Kanun teklifleri (Kanunlaştıktan sonra İlgili birimde-1 yıl
132 Sayıştay ilamları, yargı kâğıtları ve Sayıştayla bu konuda yapılan yazışmalar İlgili birimde-5 yıl
133 İcra kesintileri listesi İlgili birimde-1 yıl
134 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği gereğince tutulacak defter ve belgeler. İlgili birimde-süresiz